У менеджера по подбору персонала крупной компании объем работы - не менее 10-20 вакансий одновременно. Удержать в памяти, сколько кандидатов просмотрено, кто и когда направлен на собеседование с руководителем или проверку в службу безопасности, невозможно. А значит, требуется собирать и систематизировать информацию, разрабатывать удобные формы отчетности.
Литературы на тему документооборота в рекрутинге практически нет, менеджерам по подбору остается обмениваться опытом в форумах. Поэтому предлагаем ознакомиться с основными документами, которые могут значительно облегчить нелегкий труд рекрутера.
Заявка на подбор
Это «стартовый» документ для процедуры подбора. Составляет его непосредственный руководитель, визирует начальник подразделения. В заявке указываются: дата открытия вакансии, название отдела, должностные обязанности, и т.д. К заявке прилагается копия должностной инструкции, если вакантная должность новая.
Типичные ошибки при составлении заявки на подбор персонала:
• отсутствие либо некорректное указание срока подачи заявки (это важно при регламентированных сроках подбора);
• номинальное обозначение функциональных обязанностей (в лучшем случае руководители переадресовывают к должностной инструкции, которая не отражает нюансов, характерных именно для этой должности, данного подразделения);
• отнесение желаемых требований к разряду обязательных, что значительно сужает круг соискателей;
• неполное, формальное заполнение документа.
Все заявки делятся на плановые и внеплановые.
К первым относятся те, которые содержат вакансии, указанные в плане подбора на текущий год и утвержденные генеральным директором. Они принимаются к исполнению автоматически. Исходя из числа этих вакансий, распределяются ресурсы группы подбора. Заполненная и завизированная заявка передается руководителю группы подбора для регистрации и экспертизы вакансии.
Экспертиза вакансии
Экспертиза вакансии служит «ответом» службы персонала на заявку руководителя и позволяет сделать следующее:
1. Фиксировать дату поступления заявки в группу подбора (бывает так, что начальник заполняет ее, а передает только через неделю, что влечет за собой увеличение сроков подбора, а это влияет на KPI группы подбора).
2. Проверить наличие данной вакансии в соответствующих организационных документах. Если такой должности нет в штатном расписании, требуется служебная записка о введении новой единицы; если ее нет в плане подбора, значит, она является внеплановой, что дает возможность предлагать руководителю подразделения иные формы подбора (через кадровое агентство, самостоятельно, силами группы подбора после закрытия одной из плановых вакансий и т.д.).
3. Ознакомить руководителя с ситуацией на рынке - соответствуют ли требования к кандидату предлагаемому уровню оплаты (необходимо либо провести обзор заработных плат, либо иметь опыт подбора подобных специалистов).
4. По заявке сверяется наличие рабочего места. Если его нет - уточняются сроки его подготовки. Это очень важный момент: иногда бывает так, что сотрудник уже найден, а работать ему негде. Определяется категория, плановые сроки подбора (см. ниже). Руководитель получает информацию о том, кто из менеджеров по подбору назначен ответственным за закрытие данной вакансии.
5. Подтвердить возможность использования ресурса кадровых агентств с акцентом на бюджете подразделения, чтобы избежать ситуации, когда после закрытия вакансии и выхода специалиста на работу руководитель сообщает, что он был не в курсе необходимости оплаты.
Преимущества составления экспертизы вакансии:
- стимулирование руководителей планировать деятельность по подбору персонала (внеплановая вакансия является неприоритетной для группы подбора);
- ознакомление руководителей подразделений с плановыми сроками закрытия конкретной вакансии (отучает их от мысли, что «сотрудник нужен еще вчера»);
- напоминание о необходимости заблаговременной подготовки рабочего места;
- подтверждение использования группой подбора ресурсов кадрового агентства (бюджет подразделения);
- экспертная оценка соответствия уровня оплаты и требований к кандидатам (позволяет сразу отсечь неликвидные заявки).
Продолжительность экспертизы вакансии составляет не более двух рабочих дней. Ее результатом становится письменное уведомление о принятии вакансии в работу или отказе с указанием причин и предложениями по изменению требований к кандидатам.
Стандарты по закрытию вакансий
Все имеющиеся в компании должности поделены на категории. Например: административно-технический персонал, специалисты, менеджеры среднего звена, ключевые управленцы, руководители с сильным влиянием на финансовый результат. Для каждой группы определены плановые сроки закрытия вакансий. Эти нормы могут корректироваться в связи с изменением ситуации на рынке труда по инициативе руководителя группы подбора и утверждаться генеральным директором на основании подготовленной аналитической записки.
План подбора
Основной отчетный документ группы подбора персонала - план подбора персонала. Как правило, ведет его менеджер по подбору в формате Excel помесячно, контролирует руководитель группы. Ведение плана в режиме on-line позволяет предоставлять по первому запросу информацию об открытых и закрытых вакансиях, загрузке каждого менеджера по подбору, количестве вакансий по подразделениям, источнике подбора, стоимости вакансии, дате ее открытия, сроках закрытия (плановых и фактических).
План подбора состоит из трех частей: открытые (текущие) вакансии, закрытые вакансии, приостановленные вакансии. Список закрытых или приостановленных вакансий (в конкретном месяце) формируется путем перенесения их из листа «Открытые» во второй и третий лист соответственно. В «Приостановленных» обязательно указывается дата и причина прекращения работы по вакансии.
Следует отметить, что дата закрытия вакансии может не соответствовать фактическому дню выхода специалиста на работу. Причиной тому может служить стандартная двухнедельная отработка в прежней компании или длительная подготовка рабочего места. Фактическим сроком закрытия вакансии лучше считать день принятия job-offer (предложения о работе) кандидатом (после положительного решения руководителя относительно соискателя и проверки его службой безопасности).
Хронология вакансии
Документ, позволяющий систематизировать информацию о просмотренных кандидатах на конкретную позицию (сколько соискателей, их фамилии, в какие сроки просмотрены, представлены руководителю, направлены на проверку в службу безопасности). Кроме того, дает возможность через некоторое время, при необходимости, вернуться к списку претендентов на данную вакансию.
Ранее хронологию вели в бумажном виде, теперь - в формате Excel, что позволяет не повторяться при телефонной проверке кандидатов и не допускать повторных «проб» соискателей.
Основное преимущество данного документа - аргументация для руководителя, т.к. часто бывает, что он недоволен количеством представленных кандидатов. На вопрос «Почему так мало?» следует предложить хронологию вакансий (для большего эффекта можно продемонстрировать внушительную папку с анкетами просмотренных кандидатов) и оперировать фактами, например: проведено телефонных интервью - 50, из них приглашены на собеседование - 15, из них просмотрено - 10, представлено - 6, утверждено - 2.
Очень важно делиться с руководителями подразделений информацией о ходе работ над вакансией. Прежде всего их интересует результат, и им часто кажется, что рекрутеры недостаточно активно ведут поиски соискателей. На основе хронологии вакансии, прибавив краткие комментарии по каждому кандидату, можно формировать регулярный мини-отчет для того, чтобы руководитель-заказчик имел представление об объеме выполненных работ, несмотря на результат.
Оценочный лист
Этот документ можно создавать для каждой вакансии либо сформировать универсальный бланк. Содержит совокупность определяемых у кандидата компетенций: корпоративных, профессиональных, личностных. Заполняется в ходе интервью, приобщается к анкете/резюме и является основой для создания сопроводительного письма. Позволяет оценивать соискателей по единой шкале и отойти от интуитивного отбора.
Сопроводительное письмо
В случае, если кандидат соответствует требованиям вакансии, на него составляется сопроводительное письмо, в котором перечисляются основные анкетные данные, приводится краткая характеристика квалификации и дается экспертная оценка моделей поведения и ценностных установок. Документ включает данные из оценочного листа (сильные/слабые стороны), описание рисков (например, неготовность к ненормированному графику, наличие маленьких детей и т.д.), дополнительную информацию (причины поиска работы, хобби), зарплатные ожидания кандидата.
Грамотно составленное сопроводительное письмо подчеркивает профессионализм рекрутера. При заполнении документа специалист должен помнить, что любую характеристику кандидата (тип мышления, вид мотивации и т.д.) он должен быть готов расшифровать и подтвердить фактами.
Job-offer
При подборе руководителей данный документ готовится в обязательном порядке, для ключевых специалистов - в случае необходимости. Включает следующие сведения: уровень подчиненности, функциональные обязанности, задачи на испытательный срок, структуру дохода, дату выхода на работу. Составляется руководителем подразделения, согласовывается с кандидатом, подписывается обеими сторонами в первый рабочий день.
Offer нужен новому сотруднику для четкого понимания своей роли в компании и подразделении, функциональных обязанностей, задач на испытательный срок, критериев оценки своей деятельности, перспектив развития в организации. Руководителю offer помогает четко осознать роль новичка в отделе, распределить обязанности между подчиненными. Также предложение о работе фиксирует договоренность об условиях оплаты, что отражается в Трудовом договоре и является гарантом соблюдения обязательств.
В случае частичного несогласия кандидата с означенными условиями, организуется дополнительная встреча, на которой стороны приходят к общему мнению.
Александра Имаева
