Вiдповiдно до пункту 2.5 Інструкцiї про порядок ведення трудових книжок працiвникiв, затвердженої наказом Мiнiстерства працi України, Мiнiстерства юстицiї України, Мiнiстерства соцiального захисту населення України вiд 29 липня 1993 р. № 58 (зареєстровано в Мiн’юстi 17 серпня 1993 р. за № 110; iз змiнами i доповненнями; далi — Інструкцiя № 58), з кожним записом, що заносять до трудової книжки на пiдставi наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення i звiльнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працiвника пiд пiдпис в особовiй картцi працiвника (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Мiнiстерства оборони України вiд 25 грудня 2009 р. № 495/656), в якiй має повторюватися вiдповiдний запис з трудової книжки (вкладиша).
Для внесення зазначених вiдомостей у типовiй формi № П-2 «Особова картка працiвника» передбачено вiдповiднi мiсця: роздiл IV «Призначення i переведення» (з графою «Пiдпис працiвника») та графа «Дата i причина звiльнення (пiдстава)» (з реквiзитами «Пiдпис працiвника», «Дата»).
Таким чином, внесення до трудових книжок вiдомостей про сумiщення посад не передбачено типовою формою № П-2, хоча у частинi третiй пункту 5.3 роздiлу 5 «Дублiкат трудової книжки» Інструкцiї № 58 зазначено, що внесення до дублiкату трудової книжки вiдомостей про роботу за сумiсництвом та за сумiщенням професiй провадять за бажанням працiвника.
Утiм, очевидно, що на кожному пiдприємствi, в установi, органiзацiї (далi — пiдприємство) необхiдно вести облiк працiвникiв, що сумiщають посади (професiї), та перiодiв сумiщення. Оскiльки нормативними актами не передбаченi форми та способи такого облiку, пiдприємство має врегулювати цi питання в локальних нормативних актах (наприклад, в Інструкцiї з дiловодства, в Інструкцiї з кадрового дiловодства).
Працiвникiв, якi сумiщають посади (професiї), можна облiковувати за журналами облiку (на паперових носiях), в електронних реєстрах (наприклад, з використанням програми Microsoft Excel) тощо.
Якщо ж роботодавець прийме рiшення про облiк сумiщення за допомогою особових карток (типова форма № П-2), вважати це порушенням не можна.
Вiдомостi про сумiщення посад (професiй) доцiльно вносити до роздiлу IV «Призначення i переведення» особової картки.
